Al bijna een decennium is Dropbox een van de meest betrouwbare en populaire bestandsopslagservices ter wereld. Wanneer je het vergelijkt met andere opties zoals Google Drive en iCloud, slaagt Dropbox erin de juiste balans te vinden tussen superintuïtief en gebruiksvriendelijk zijn. Het kan ook veel meer doen dan alleen uw bestanden opslaan. Hier zijn 10 trucs waarmee je een Dropbox-meester wordt.
1) Digitaliseer uw papieren documenten
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Nieuw in de iOS-app van Dropbox (en binnenkort ook in Android) is de mogelijkheid om documenten te scannen met je iPhone-camera. Als u voor een zakelijk account betaalt, krijgt u ook OCR (Optical Character Recognition) erbij, zodat u de tekst in het document kunt doorzoeken.
Tik op het tabblad Bestanden op de nieuwe plusknop die onderaan had moeten verschijnen en maak je foto. De app moet uw document identificeren met een blauwe omtrek en u vervolgens opties geven om het te roteren, het contrast te vergroten en documenten met meerdere pagina’s te maken.
2) Haal verwijderde bestanden terug
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Een van de handigste maar minder bekende functies van Dropbox is de mogelijkheid om verwijderde bestanden terug te halen (als ze eerst naar de cloud waren gesynchroniseerd voordat je ze wist). Ga naar de webinterface en klik op Verwijderde bestanden of blader naar een specifieke map en klik op het prullenbakpictogram.
Verwijderde bestanden worden 30 dagen bewaard of langer als je de add-on Uitgebreide versiegeschiedenis hebt gekocht of je hebt aangemeld voor Dropbox Business. Er zijn ook oude versies van bestanden beschikbaar. Klik met de rechtermuisknop op een bestand op de Dropbox-website en kies Vorige versies om ze te openen.
3) Log op afstand uit bij apparaten
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Je wilt niet dat iemand je Dropbox doorzoekt, dus het is een goed idee om authenticatie in twee stappen en een sterk wachtwoord te gebruiken. Als je automatisch ergens bent ingelogd (bijvoorbeeld op je laptop of in een browser), zorg er dan voor dat er een ander wachtwoord of pincode is ingevoerd.
We raden ook aan om regelmatig de lijst met apparaten met toegang tot je Dropbox te controleren. Je vindt ze onder het tabblad Beveiliging van je instellingenpagina op internet. Klik op de kruisknop om apparaten te verwijderen die u niet herkent of die al een tijdje niet zijn gebruikt.
4) Stel uw gedeelde links in om te vervallen
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Natuurlijk wilt u nu een map met Bill delen vanuit de boekhouding, maar hoe zit het met volgende week? In een jaar? Het plaatsen van vervaldatums op alle links die u deelt, is een handige manier om de beveiliging van uw Dropbox te verbeteren en bij te houden wie toegang heeft tot specifieke bestanden en mappen.
Wanneer je een gedeelde link op de Dropbox-webportal maakt, klik je op Linkinstellingen om een vervaldatum in te stellen. U kunt ook op Links klikken in het linkernavigatievenster om de toegang in te trekken of een vervaldatum in te stellen voor alle gedeelde links die momenteel actief zijn.
5) Bewaar Instagram- en Facebook-foto’s in Dropbox
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Onze oude vriend IFTTT (If This Then That) werkt inderdaad heel goed met Dropbox en met het juiste recept kun je je Facebook- of Instagram- foto’s automatisch opslaan in de cloud. Je kunt het ook gebruiken om Dropbox op tal van andere apps en services aan te sluiten.
IFTTT kan je ook helpen de nieuwe beperking te omzeilen die is ingesteld voor gratis Dropbox-gebruikers, waar nieuwe mobiele foto’s niet automatisch worden geüpload naar de cloud zonder een desktoplink. Gebruik de Android Photos- of iOS Photos- kanalen om snaps te synchroniseren terwijl ze worden gemaakt.
6) Vraag bestanden van andere mensen aan
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Bestanden en mappen delen in Dropbox is eenvoudig genoeg, maar hoe zit het met het aanvragen van deze van anderen? Vorig jaar introduceerde Dropbox een tool waarmee iedereen, Dropbox-gebruiker of niet, bestanden naar je Dropbox kan pushen zonder in te loggen of door grote hoepels te springen.
Ga naar www.dropbox.com/requests , log in en je kunt een verzoek maken: je wordt gevraagd om een map en (optioneel) een deadline op te geven, en dan krijg je een link die je kunt doorgeven rond zoals je wilt. Bestanden die via de unieke URL zijn geüpload, kunnen door niemand anders worden gezien dan door u.
7) Verwijder uw lokale bestanden om ruimte vrij te maken
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Dankzij de selectieve synchronisatiefunctie die beschikbaar is in de desktopclients van Dropbox, kun je de lokale kopieën van je bestanden verwijderen en ze gewoon in de cloud bewaren. Maak de selectie van de map ongedaan nadat deze is geüpload vanuit de desktop-app die je op Windows of macOS hebt geïnstalleerd.
Verwijder niet alleen het bestand van uw harde schijf, want dat wist de lokale kopie en de cloudkopie. Als er bestanden zijn die je niet regelmatig nodig hebt, maar toch wilt bewaren, is het een handige optie om te hebben, en het is iets waar Dropbox zelf naartoe werkt met Project Infinite .
8) Bescherm de mobiele app met een pincode
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Je kunt de mobiele Dropbox-app beschermen met een aparte pincode als je bang bent dat iemand toegang krijgt tot je bestanden. Het is een eenvoudige 4-cijferige pincode die u vervolgens moet invoeren wanneer u de app wilt openen, en er is ook de mogelijkheid om offline bestanden te wissen als de verkeerde toegangscode meer dan 10 keer achter elkaar wordt ingevoerd. Als uw apparaat dit ondersteunt, kunt u ook een vingerafdruk gebruiken om de app te ontgrendelen.
9) Probeer de bètaversies
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Als je als eerste op de hoogte wilt zijn van nieuwe Dropbox-functies, kun je je aanmelden om de bètaversies van zijn desktopclients te testen. Deze zijn meestal redelijk stabiel, maar de standaardwaarschuwing is dat u bètasoftware op uw machines uitvoert op eigen risico.
Het is een slimme manier om toegang te krijgen tot Dropbox-goodies terwijl ze nog worden getest. Er is een vak gemarkeerd Inclusief mij bij vroege releases onder Instellingen op het web voor uw desktopcliënten en een optie Vroege releases ophalen op het scherm Instellingen voor de Android-app.
10) Maak aantekeningen met Dropbox Paper
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Dropbox-meester te maken
Over bètasoftware gesproken, Paper is een notitieblok, Google Docs-kloon ontwikkeld door Dropbox en actueel in de testfase. Als je een papieren uitnodiging aanvraagt via je Dropbox-account op internet, zou je vrij snel toegang moeten hebben tot de bèta.
U kunt opmaak toepassen op uw tekst, afbeeldingen, tabellen en takenlijsten neerzetten en documenten in mappen opsplitsen. Het lijkt veel op de tools voor vrije vorm in Evernote en OneNote, en als je samenwerkt met andere teamleden, wordt het nog nuttiger.
Leave a Reply